Privacy- en cookieverklaring Ombudscommissie Waalwijk

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van personen die contact met ons hebben (bijv. via de website, mail of telefoon) . Ook gaan wij in op het gebruik van cookies op de website.

Met ingang van 1 januari 2021.

In het contact kunt u ons zowel gevraagd als ongevraagd gegevens verstrekken. Vaak gaat het om uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Deze gegevens zijn nodig om klachten en vragen in behandeling te kunnen nemen en daarover met u of de gemeente contact te hebben. Deze gegevens slaan wij op in ons digitaal beveiligde systeem (archief). Wij zorgen er altijd voor dat we de aan ons verstrekte persoonsgegevens vertrouwelijk behandelen. Eindrapporten en het jaarverslag van de Ombudscommissie worden enkel in geanonimiseerde vorm openbaar gemaakt. Openbaarmaking geschiedt door plaatsing daarvan op onze website.

Hieronder leggen wij per onderdeel uit hoe wij als Ombudscommissie Waalwijk met uw gegevens omgaan:


Persoonsgegevens

Onder een persoonsgegeven wordt verstaan een gegeven dat herleidbaar is tot een direct of indirect identificeerbaar natuurlijke persoon. Dit betekent dat de naam van een persoon op wie de gegevens betrekking hebben bekend is, of dat die persoon achterhaald kan worden. Een voorbeeld van een persoonsgegeven is een naam, een huisadres, een e-mailadres of een telefoonnummer.

Wij verzamelen uw persoonsgegevens om met u te communiceren via telefoon, post en e-mail en om klachten te kunnen behandelen of onderzoeken. Daarnaast kunnen we ook informatie verzamelen over uw gebruik van onze website. Hiervoor gebruiken we bijvoorbeeld cookies.


Gebruik van persoonlijke gegevens

Uw persoonsgegevens worden gebruikt wanneer wij hier een wettelijke grondslag voor hebben. Uw persoonsgegevens worden alleen gebruikt voor het doel waarvoor u ze heeft gegeven. Bijvoorbeeld het doorzenden, afhandelen en/of onderzoeken van uw vraag of klacht, zoals deze is ingediend via e-mail, telefoon of een contactformulier op onze website.

Uw persoonsgegevens worden, geanonimiseerd, gebruikt voor het opstellen van een jaarverslag en voor het maken van statistieken. Deze hebben tot doel om verantwoording af te leggen over het werk van de Ombudscommissie en om aanbevelingen te kunnen doen over de behoorlijkheid van het gemeentelijk handelen in algemene zin.

Rechtstreekse toegang tot uw persoonsgegevens hebben de voorzitter, secretaris en leden van de Ombudscommissie Waalwijk.

Gegevens kunnen gebruikt worden voor opsporing, als strafbare feiten gepleegd worden of strafbare uitlatingen gedaan worden. Of in het geval er sprake is van verdere uitzonderingen zoals genoemd in artikel 23 Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Persoonsgegevens maken onderdeel uit van ‘klachtdossiers’ die gevormd worden bij het onderzoek naar een klacht. Deze dossiers worden in het kader van een eventueel onderzoek gedeeld met de betrokken partijen en hun gevolmachtigde vertegenwoordigers.


Beveiliging en nauwkeurigheid van informatie

Wij willen uw persoonsgegevens beschermen en de nauwkeurigheid ervan bewaken. Wij treffen naar redelijkheid fysieke, administratieve en technische veiligheidsmaatregelen. Daarmee willen wij uw persoonsgegevens beschermen tegen onbevoegde toegang, onbevoegd gebruik en onbevoegde onthulling. Op het moment dat er (een vermoeden van) een data-lek is, handelen wij conform het daartoe opgestelde protocol van de Gemeente Waalwijk


Bewaren van persoonsgegevens

Wij bewaren uw registratiegegevens en klachtdossiers voor zover nodig om de door u gevraagde diensten te verlenen. Als u ons wilt verzoeken uw registratiegegevens niet meer te gebruiken of bewaren kunt u contact opnemen met de secretaris van de Ombudscommissie. Het adres kunt u vinden onderaan deze Privacyverklaring bij het kopje 'Vragen over privacy en toegang tot uw gegevens'.

Wij bewaren en gebruiken uw gegevens voor het afhandelen van uw verzoeken en vragen zoals deze via telefoon, e-mail of website door ons zijn ontvangen en voor het leggen van schriftelijk, per e-mail of telefonisch contact met u, zolang noodzakelijk voor de uitvoering van onze taak of de wettelijke bewaartermijn

We bewaren en gebruiken uw gegevens voor zover dit noodzakelijk is voor de naleving van onze wettelijke verplichtingen en conform de wettelijk gestelde  bewaartermijnen, zoals voortvloeiend uit de Archiefwet en het Archiefbesluit.


Uw keuzemogelijkheden

Als we gegevens van u ontvangen of verzamelen, kunt u ons laten weten dat u niet wilt dat deze gegevens gebruikt worden. Als er geen wettelijke verplichting is dat wij uw gegevens gebruiken en opslaan, zullen wij deze gegevens verwijderen.

Met behulp van cookies legt de gemeente Waalwijk informatie over uw bezoek aan onze internetpagina’s vast. Dit doet ze om ons te helpen cijfers te verzamelen over het gebruik van de website van de Ombudscommissie. Van toepassing is de cookieverklaring van de gemeente Waalwijk. U kunt het gebruik van cookies in uw browser uitschakelen.


Vragen over privacy en toegang tot uw gegevens

Als u inzage wilt in de persoonsgegevens die u aan ons heeft  verstrekt dan kunt u contact opnemen met onze secretaris. Dit kan ook als u constateert dat persoonsgegevens niet juist zijn en waarvan u wilt dat wij deze corrigeren. Voordat wij  informatie aan u kunnen doorgeven of onjuistheden kunnen corrigeren, vragen wij u mogelijk een bevestiging van uw identiteit. Ook is het mogelijk dat wij andere gegevens vragen om ons te helpen bij een reactie op uw verzoek. Wij nemen binnen 30 dagen na ontvangst van uw verzoek contact met u op.

Als u een vraag hebt over deze Privacyverklaring of over de behandeling van uw gegevens door ons dan kunt u een verzoek sturen aan de secretaris van de Ombudscommissie.

U kunt uw verzoek sturen naar:

Ombudscommissie Waalwijk, t.a.v. de secretaris

Postadres: Ombudscommissie Waalwijk, Postbus 565, 5140 AN Waalwijk
Mailadres: ombudscommissie@waalwijk.nl