Voorwaarden waar een e-mailbericht aan de gemeente aan moet voldoen

Het e-mailbericht mag alleen gestuurd worden naar het adres info@waalwijk.nl en moet ten minste de volgende gegevens van de afzender bevatten:

  • naam, adres, woonplaats;
  • handtekening.

Die gegevens mogen niet (uitsluitend) worden opgenomen in de e-mail, maar moeten in ieder geval zijn opgenomen in een in de e-mail meegestuurde bijlage:
a. een van de gemeentelijke website gedownload formulier dat volledig is ingevuld en voorzien van de handtekening van de afzender, en vervolgens in een elektronisch bestand is omgezet dat niet zonder meer kan worden gewijzigd;
b. een door de afzender zelf opgesteld en ondertekend document, dat vervolgens in een elektronisch bestand is omgezet dat niet zonder meer kan worden gewijzigd.

Het e-mailbericht moet verder voldoen aan de volgende eisen:
1) het bericht mag inclusief bijlagen niet groter zijn dan 9Mb;
2) eventuele bijlagen moeten geopend kunnen worden;
3) eventuele bijlagen moeten in te lezen zijn door bij de gemeente Waalwijk gehanteerde pakketten, zoals Word, Excel, Access, PowerPoint en de formaten die gehanteerd moeten worden zijn PDF, JPG en TIFF;
4) het e-mailadres moet herleidbaar zijn;
5) het bericht moet door de e-mailserver van de gemeente Waalwijk verwerkt kunnen worden;
6) het bericht mag evenals de bijlagen geen wachtwoorden bevatten;
7) berichten mogen geen virussen bevatten en mogen niet worden gekenmerkt als spammail.

Indien een e-mailbericht aan de voorwaarden voldoet zal de afzender zo spoedig mogelijk een ontvangstbevestiging krijgen.

Indien een e-mailbericht niet aan de voorwaarden voldoet, wordt de (kennelijke) afzender daarvan uiterlijk binnen veertien dagen na ontvangst van het bericht op de hoogte gesteld en wordt de gelegenheid geboden binnen een redelijke termijn het bericht te corrigeren, aan te vullen of toe te lichten, tenzij dit van de gemeente of het bestuursorgaan redelijkerwijs niet kan worden gevergd.